Richtlijn Anonimiseren Rapportages
1. Introductie
In deze richtlijn is aangegeven welke en op welke manier en persoonsgegevens in rapporten door deskundigen geanonimiseerd kunnen worden. Deze richtlijn is van toepassing op persoonsgegevens in rapporten ten behoeve van:
- (her)toetsing van gerechtelijk deskundigen
- workshops, intervisies en trainingen voor interne en externe doelgroepen
De deskundige dient zelf te beoordelen welke gegevens en hoe deze gegevens geanonimiseerd moeten worden. Dit document dient als richtlijn om de deskundige hiermee te helpen.
Rapportages van enkele deskundigheidsgebieden lenen zich niet goed voor complete anonimisering, omdat dit de leesbaarheid in het kader van een zorgvuldige beoordeling niet ten goede komt. Dit geldt bijvoorbeeld voor de deskundigheidsgebieden Rechtspsychologie (Legal Psychology) en Forensische psychiatrie, psychologie en orthopedagogiek (FPPO) bij het NRGD. In die gevallen is het aan de deskundige zelf om te beoordelen of en op welke manier de rapportages geanonimiseerd moeten worden. Vaak kan voor deze deskundigheidsgebieden worden volstaan met het veralgemeniseren van de namen van betrokken personen.
2. Anonimisering
Algemeen uitgangspunt: Alle gegevens die een natuurlijke persoon direct identificeren moeten worden geanonimiseerd
- Alle gegevens die een natuurlijke persoon, die niet professioneel bij de procedure zijn betrokken, direct identificeren moeten worden geanonimiseerd (slachtoffer, verdachte, getuigen, etc.);
- Gegevens die indirect tot identificatie van natuurlijke personen kunnen leiden moeten worden geanonimiseerd, tenzij deze van belang zijn voor de beoordeling van het rapport (adresgegevens, specifieke locaties, geboortedatum, foto’s, etc.);
- Gegevens van natuurlijke personen die professioneel bij de procedure zijn betrokken en van belang zijn voor de beoordeling van de rapportage worden niet geanonimiseerd (deskundige, opdrachtgever, mederapporteur, etc.).
Anonimiseren kan op drie manieren
- Verwijderen van gegevens
Indien gegevens niet van belang zijn voor het beoordelen van de rapportage dan kunnen deze gegevens volledig verwijderd worden. - Zwartlakken Indien gegevens niet van belang zijn voor het beoordelen van de rapportage maar niet direct verwijderd kunnen worden dan kunnen deze worden zwartgelakt. Bijvoorbeeld in geval van foto’s/plaatjes of tekstbestanden die niet bewerkt kunnen worden. Let op dat digitaal zwart lakken op een dusdanige wijze wordt uitgevoerd dat dit niet ongedaan kan worden gemaakt. De deskundige kan hiervoor bijvoorbeeld gebruikmaken van de optie ‘Redigeren’ in het programma Adobe Acrobat Pro.
- Veralgemeniseren
Indien gegevens wel van belang zijn voor het beoordelen van de rapportage dan kunnen deze gegevens veralgemeniseerd worden. Voorbeelden: namen van slachtoffers en verdachten kunnen worden veralgemeniseerd naar 'slachtoffer1' en 'verdachte1' en de naam van de Officier van Justitie kan worden veralgemeniseerd naar de afkorting OvJ.
Onderstaand schema dient als voorbeeld. Naar eigen inzicht kan/mag de deskundige hiervan afwijken. Bij twijfel kunt u contact opnemen met het NRGD.
| Persoonsgegeven | Noodzakelijk voor toetsing | Mogelijke verwerking | Opmerking |
| Zaaknummer | Nee | Eigen kenmerk | Voor vermelding op Lijst van zaaksinformatie |
| Rapportdatum | Ja | n.v.t. | Voor vermelding op Lijst van zaaksinformatie |
| Naam rapporteur | Ja | n.v.t. | |
| Naam mede-rapporteur/supervisor | Ja | n.v.t. | Noodzakelijk voor zoeken toetsers |
| Overige namen | Nee | Verwijderen of Veralgemeniseren | |
| Telefoonnummers | Nee | Verwijderen | |
| Datum aanvraag | Ja | Veralgemeniseren | Vermeld alleen het jaar |
| Kenmerk aanvrager | Nee | Verwijderen | |
| Kernmerk opdrachtgever | Nee | Verwijderen | |
| Naam OvJ/RC/politie | Nee | Veralgemeniseren | OvJ/RC |
| Verblijfplaats verdachte/onderzochte | Hangt ervan af | Veralgemeniseren | Bijv. Justitiële (jeugd)inrichting |
| Locaties | Hangt ervan af | Veralgemeniseren | [woonplaats], [school], [plaats delict1], etc |
|
Zegelnummer identiteitszegel |
Nee | Verwijderen | |
| Proces-verbaalnummer | Hangt ervan af | Veralgemeniseren of verwijderen | Bij verwerking van meerdere pv’s in één dossier |
| Parketnummer | Nee | Verwijderen | |
| RC-nummer | Nee | Verwijderen | |
|
SIN-nummer |
Nee | Veralgemeniseren | Bij meerdere SIN nummers vervangen door niet herleidbaar nummer |
| Naam Verdachte (1 t/m x) | Nee | Veralgemeniseren | Vervang door [verdachte] of [verdachte1], [verdachte2] |
| Slachtoffer (1 t/m x) | Nee | Veralgemeniseren | Vervang door [slachtoffer] of [slachtoffer1], [slachtoffer2] |
| Getuige (1 t/m x) | Nee | Veralgemeniseren | Vervang door [getuige] of [getuige1], [getuige2] |
| Namen van familie | Nee | Veralgemeniseren | Moeder, vader, oom, tante of andere naam geven |
| Geboortedatum | Nee | Veralgemeniseren | Vervang door geboortejaar of leeftijd |
| Geslacht | Hangt ervan af | Veralgemeniseren |
M/V waar nodig X waar kan |
| Geboorteplaats | Nee | Veralgemeniseren | [geboorteplaats] |
| Geboorteland | Hangt ervan af | Veralgemeniseren | [geboorteland] |
| Ras-etniciteit | Hangt ervan af | Verwijderen | Noemen indien relevant bijv. bij letsel interpretatie of psychiatrisch/psychologisch onderzoek naar de persoon van de verdachte |
| Datum delict | Hangt ervan af | Veralgemeniseren | Bij meerdere delicten [datumDelict1] etc. |
| Tijdstip onderzoeken | Ja | ||
| Foto’s SVO’s, | Hangt ervan af | Zwartlakken | Gezichten, kentekens, IP-adressen anonimiseren, etc., tenzij nodig voor de beoordeling van het rapport |
| DNA-profielen | Ja |