Richtlijn Anonimiseren Rapportages

Richtlijn | 18-04-2024

1. Introductie

In deze richtlijn is aangegeven welke en op welke manier en persoonsgegevens in rapporten door deskundigen geanonimiseerd kunnen worden. Deze richtlijn is van toepassing op persoonsgegevens in rapporten ten behoeve van:

(her)toetsing van gerechtelijk deskundigen
workshops, intervisies en trainingen voor interne en externe doelgroepen

De deskundige dient zelf te beoordelen welke gegevens en hoe deze gegevens geanonimiseerd moeten worden. Dit document dient als richtlijn om de deskundige hiermee te helpen. Voor uitzonderingen zie paragraaf 4.

2. Principe

Het anonimiseren heeft betrekking op gegevens die direct of indirect tot identificatie van een natuurlijke persoon kunnen leiden of waarvan kennisneming de integriteit van een persoon of de zaak schade kan toebrengen. De procedure geeft het handelen aan waarmee voldaan wordt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

3. Anonimisering

Algemeen uitgangspunt: Alle gegevens die een natuurlijke persoon direct identificeren moeten worden geanonimiseerd

Alle gegevens die een natuurlijke persoon, die niet professioneel bij de procedure zijn betrokken, direct identificeren moeten worden geanonimiseerd (slachtoffer, verdachte, getuigen, etc.);
Gegevens die indirect tot identificatie van natuurlijke personen kunnen leiden moeten worden geanonimiseerd, tenzij deze van belang zijn voor de beoordeling van het rapport (adresgegevens, specifieke locaties, geboortedatum, foto’s, etc.);
Gegevens van natuurlijke personen die professioneel bij de procedure zijn betrokken en van belang zijn voor de beoordeling van de rapportage worden niet geanonimiseerd (deskundige, opdrachtgever, mederapporteur, etc.).

Anonimiseren kan op drie manieren

Verwijderen van gegevens
Indien gegevens niet van belang zijn voor het beoordelen van de rapportage dan kunnen deze gegevens volledig verwijderd worden.
Zwartlakken Indien gegevens niet van belang zijn voor het beoordelen van de rapportage maar niet direct verwijderd kunnen worden dan kunnen deze worden zwartgelakt. Bijvoorbeeld in geval van foto’s/plaatjes of tekstbestanden die niet bewerkt kunnen worden. Let op dat digitaal zwart lakken op een dusdanige wijze wordt uitgevoerd dat dit niet ongedaan kan worden gemaakt. De deskundige kan hiervoor bijvoorbeeld gebruikmaken van de optie ‘Redigeren’ in het programma Adobe Acrobat Pro.
Veralgemeniseren
Indien gegevens wel van belang zijn voor het beoordelen van de rapportage dan kunnen deze gegevens veralgemeniseerd worden. Voorbeelden: namen van slachtoffers en verdachten kunnen worden veralgemeniseerd naar 'slachtoffer1' en 'verdachte1' en de naam van de Officier van Justitie kan worden veralgemeniseerd naar de afkorting OvJ.

Onderstaand schema dient als voorbeeld. Naar eigen inzicht kan/mag de deskundige hiervan afwijken. Bij twijfel kunt u contact opnemen met het NRGD.

De onderstaande gegevens kunnen als volgt geanonimiseerd worden:
Persoonsgegeven	Noodzakelijk voor toetsing	Mogelijke verwerking	Opmerking
Zaaknummer	Nee	Eigen kenmerk	Voor vermelding op Lijst van zaaksinformatie
Rapportdatum	Ja	n.v.t.	Voor vermelding op Lijst van zaaksinformatie
Naam rapporteur	Ja	n.v.t.
Naam mede-rapporteur/supervisor	Ja	n.v.t.	Noodzakelijk voor zoeken toetsers
Overige namen	Nee	Verwijderen of Veralgemeniseren
Telefoonnummers	Nee	Verwijderen
Datum aanvraag	Ja	Veralgemeniseren	Vermeld alleen het jaar
Kenmerk aanvrager	Nee	Verwijderen
Kernmerk opdrachtgever	Nee	Verwijderen
Naam OvJ/RC/politie	Nee	Veralgemeniseren	OvJ/RC
Verblijfplaats verdachte/onderzochte	Hangt ervan af	Veralgemeniseren	Bijv. Justitiële (jeugd)inrichting
Locaties	Hangt ervan af	Veralgemeniseren	[woonplaats], [school], [plaats delict1], etc
Zegelnummer identiteitszegel	Nee	Verwijderen
Proces-verbaalnummer	Hangt ervan af	Veralgemeniseren of verwijderen	Bij verwerking van meerdere pv’s in één dossier
Parketnummer	Nee	Verwijderen
RC-nummer	Nee	Verwijderen
SIN-nummer	Nee	Veralgemeniseren	Bij meerdere SIN nummers vervangen door niet herleidbaar nummer
Naam Verdachte (1 t/m x)	Nee	Veralgemeniseren	Vervang door [verdachte] of [verdachte1], [verdachte2]
Slachtoffer (1 t/m x)	Nee	Veralgemeniseren	Vervang door [slachtoffer] of [slachtoffer1], [slachtoffer2]
Getuige (1 t/m x)	Nee	Veralgemeniseren	Vervang door [getuige] of [getuige1], [getuige2]
Namen van familie	Nee	Veralgemeniseren	Moeder, vader, oom, tante of andere naam geven
Geboortedatum	Nee	Veralgemeniseren	Vervang door geboortejaar of leeftijd
Geslacht	Hangt ervan af	Veralgemeniseren	M/V waar nodig X waar kan
Geboorteplaats	Nee	Veralgemeniseren	[geboorteplaats]
Geboorteland	Hangt ervan af	Veralgemeniseren	[geboorteland]
Ras-etniciteit	Hangt ervan af	Verwijderen	Noemen indien relevant bijv. bij letsel interpretatie
Datum delict	Hangt ervan af	Veralgemeniseren	Bij meerdere delicten [datumDelict1] etc.
Tijdstip onderzoeken	Ja
Foto’s SVO’s,	Hangt ervan af	Zwartlakken	Gezichten, kentekens, IP-adressen anonimiseren, etc., tenzij nodig voor de beoordeling van het rapport
DNA-profielen	Ja

4. Principe

5. Uitzonderingen

Rapportages van enkele deskundigheidsgebieden lenen zich niet goed voor anonimiseren omdat dit de leesbaarheid en de beoordeling niet ten goede komt. Rechtspsychologie (Legal Psychology) is een deskundigheidsgebied bij het NRGD waarvoor anonimiseren leesbaarheid vaak niet bevorderd. Het is daarom aan de deskundige zelf om te beoordelen of de rapportages geanonimiseerd moeten worden.